1. Introducción
ACF S.A.S., en desarrollo de su objeto social y en cumplimiento de la normatividad vigente en Colombia sobre protección de datos personales, reconoce la importancia de garantizar el derecho constitucional al Habeas Data, así como la protección de la información personal de sus grupos de interés.
En este sentido, la organización adopta la presente política como marco de referencia para la gestión adecuada, segura y responsable de los datos personales, promoviendo una cultura organizacional basada en la legalidad, la transparencia y la confidencialidad.
2. Objetivo
Establecer los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de los datos personales tratados por ACF S.A.S., garantizando la protección de los derechos de los titulares y el cumplimiento de la normatividad vigente.
3. Alcance
Esta política aplica a todos los procesos, áreas y proyectos de ACF S.A.S., así como a todos los colaboradores, contratistas, proveedores, clientes, prospectos y demás terceros cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de la organización.
4. Declaración de la política
ACF S.A.S. se compromete a realizar el tratamiento de datos personales de manera legal, transparente, segura y responsable, garantizando los derechos de los titulares y adoptando medidas que eviten su adulteración, pérdida, uso indebido o acceso no autorizado.
La organización integrará la protección de datos personales dentro de sus procesos y sistemas de gestión, asegurando su cumplimiento y mejora continua.
5. Lineamientos de la política
Principios orientadores
- Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la ley aplicable.
- Finalidad: Los datos serán recolectados para fines legítimos, específicos e informados.
- Libertad: El tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular.
- Veracidad o calidad: La información será veraz, completa, actualizada y comprobable.
- Transparencia: Se garantizará el acceso del titular a su información.
- Acceso y circulación restringida: Solo personal autorizado podrá acceder a los datos.
- Seguridad: Se implementarán medidas de protección adecuadas.
- Confidencialidad: Se garantizará la reserva de la información.
Lineamientos generales de la política
Autorización del titular
ACF S.A.S. solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales mediante medios físicos, electrónicos, digitales o telefónicos.
La autorización podrá ser recolectada a través de:
- Formularios físicos o digitales
- Página web
- Salas de ventas
- Eventos comerciales
- Canales telefónicos
El titular podrá revocar la autorización conforme a la ley.
Finalidad del tratamiento
Los datos personales serán utilizados para:
- Gestión comercial, mercadeo y promoción de proyectos inmobiliarios.
- Comunicación con clientes y prospectos.
- Administración de relaciones comerciales mediante herramientas tecnológicas (CRM).
- Perfilamiento, análisis de comportamiento y mejora de estrategias comerciales.
- Evaluación de la calidad del servicio.
- Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.
Transferencia y transmisión de datos personales
ACF S.A.S. podrá transferir o transmitir datos personales a terceros cuando sea necesario para el desarrollo de su objeto social y la correcta ejecución de los procesos comerciales, legales y contractuales.
En particular, los datos podrán ser compartidos con:
- Entidades fiduciarias
- Notarías
- Entidades financieras
- Constructoras aliadas
- Entidades públicas (alcaldías, gobernaciones, oficinas de registro, entre otras)
- Proveedores y aliados estratégicos
- Empresas prestadoras de servicios públicos
Con el fin de:
- Gestionar la separación, vinculación y escrituración de inmuebles
- Cumplir obligaciones contractuales
- Adelantar trámites legales y administrativos propios del negocio inmobiliario
- Dar cumplimiento a disposiciones legales
ACF S.A.S. garantizará que estos terceros cumplan con las condiciones de seguridad, confidencialidad y protección de datos exigidas por la ley.
Tratamiento de datos sensibles
El tratamiento de datos sensibles será excepcional y requerirá autorización expresa del titular. Este no estará obligado a suministrarlos.
Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos de menores se realizará únicamente cuando sea necesario, garantizando el respeto de sus derechos y con autorización de sus representantes legales.
Seguridad de la información
ACF S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas y administrativas orientadas a proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o fraude.
Dentro de estas medidas se incluyen, entre otras:
- Control de acceso a la información mediante usuarios y contraseñas individuales.
- Asignación de permisos según roles y responsabilidades dentro de la organización.
- Restricción de acceso a bases de datos únicamente a personal autorizado.
- Uso de herramientas tecnológicas seguras para el almacenamiento y gestión de la información (como sistemas CRM y plataformas digitales).
- Implementación de controles para la protección de la información en medios físicos y digitales.
- Capacitación a los colaboradores sobre el manejo adecuado de la información personal.
- Suscripción de acuerdos de confidencialidad cuando aplique.
ACF S.A.S. realizará seguimiento y mejora continua a sus medidas de seguridad, con el fin de garantizar la protección de los datos personales.
Derechos de los titulares
Los titulares podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización.
- Ser informados sobre el uso de sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
- Acceder de forma gratuita a sus datos.
Canales de atención
- Correo: atencionalcliente@acfcia.com
- Dirección: CRA 59 # 74-208
Responsable del tratamiento
- Razón Social: ACF S.A.S.
- NIT: 900.195.471
- Dirección: CRA 59 # 74-208 (Barranquilla, Colombia)
- Teléfono: (605) 3225519
- Correo: atencionalcliente@acfcia.com